Hitta lösning – Matcharena
Hitta lösning Matcharena
Steg 1 Inför matcha behov
Kommunen spelar in film, utgår från ifylld behovsanalys
Skickas till AllAgehub
Steg 2 "Matcharenan"
AllAgeHub publicerar kommunens behovsanalys och film på www.allagehub.se. Behovsanalys och film publiceras under två veckor.
AAH informerar företag att det finns behov formulerade på hemsidan.
Företag anmäler intresse via formulär ifall de har en lösning till formulerat behov.
AllAgeHub skickar ut information till anmälda företag om kommande urvalsprocess och WebbExpo.
Steg 3 Urvalsprocess
AAH ser över inkomna lösningar som matchar kommunens behov.
AAH informerar (inom en vecka)
kommunen vilka företag och lösningar som matchar behovet.
Kommun väljer ut, förslagsvis, max fem företag att ha dialog med.
Kommun informerar AAH vilka företag de kontaktar för fortsatt dialog samt vilka företag som ej är aktuella att gå vidare med i dialog.
AAH tar kontakt med företag som kommunen ej går vidare med samt lösningar som ej matchar behov.
Om kommunen inte får in adekvata lösningar söker kommunen upp företag som kan ha lämpliga lösningar och kontaktar X antal företag (antal baseras på din kommuns rutin gällande inköp). Vid kontakt bifogar kommunen:
Gå vidare till steg 4.
Steg 4 Dialog
Steg 5 Val av produkt/tjänst
OBS: Undersök ifall ramavtal finns i kommunen för likvärdig produkt/tjänst. Huruvida test av produkt/tjänst utanför avtal bör initieras eller inte beror på om syftet med test ska generera erfarenheter eller eventuell upphandling.
Kommun beslutar, efter avslutade dialoger, vilket företag de går vidare med för test. Kommun informerar företaget och AAH.
Kommun tar kontakt med övriga företag och informerar att dessa ej är aktuella för test.
Tänk på att dokumentera tillvägagångsätt hur företag valdes ut inför test (dokumenteras bland annat i testplan och slutrapport, se även lokala rutiner i din kommun).
Kommun har fortsatt dialog med valt företag inför initiering av test
Kommun tar ställning till, utifrån dialog, ifall test kan initieras:
- Om ja: Fortsätt enligt process
- Om nej: Återuppta dialog med företag (där dialog skett) och följ ”inför initiering av test”.
Kontakt tas med AAH.
Initiera test enligt process.
Förberedelser
Steg 1 Val av testmiljö
1.1 Välj verksamhet som eventuellt kan utgöra en testmiljö.
Exempelvis: önskemål från verksamhet, beslut kring val av testmiljö har tagits på ledningsgrupp etc.
Tips: Vid presentation vad en testmiljö är använd:
1.2 Gå igenom checklista inför val av testmiljö
Om förutsättningar finns, gå vidare i processen.
1.3 Informera AllAgeHub när att ny testmiljö valts.
Tips: Använd loggbok i arbetet med testmiljön.
Steg 2 Identifiera och formulera behov
2.1 Genomför behovsinventering i testmiljön.
TextTips: För att inventera behov använd dig av:
2.2 Formulera och analysera behov.
- Fyll i Behovsanalys (doc)
- Exempel: Behovsanalys (pdf)
TIPS: Inför test fundera kring vilka ramar som finns utifrån ett brukar-, personal- och verksamhetsperspektiv.
Vid behov fyll i:
- 2.21 Mall ramar och förutsättningar, (doc)
Steg 3 Matcha behov med lösningar
3.1 Välj process för att hitta lösning.
Leverantörskonferens
- Matcharenan
(undersida) - Tidigare inköpt välfärdsteknik
undersida)
OBS: Ifall behovet även rör andra professioner: Involvera relevant funktion (ex arbetsterapeut, fysioterapeut, logoped, sjuksköterska etc.)
Om lösning ej hittats enligt ovan steg:
- Kommunen omvärldsbevakar undersida
Test
Steg 4 Planer och genomföra test
4.1 Inhämta samtycke (dokumenteras i testplanen).
- 4.11 Stödmaterial samtycke (PDF, doc)
4.2 Genomför risk- och konsekvensbedömning. Lägg som bilaga till testplan.
Förslag på mall att använda
- 4.21 Risk- och konsekvens-bedömning (doc)
4.3 Fyll i testplan och genomför test.
- Testplan (doc)
- Exempel: Testplan (pdf)
Tips använd:
- 4.31 effektlogik (smarta mål, effektlogik etc).(ppt)
- 4.32 Utvärdera test(ppt, PDF)
4.4 Skriv avtal med leverantör, ta stöd från relevant funktion.
- Avtalsmall (doc)
OBS: Se till att avtalet innehåller information om vilka som får sprida slutrapporten och erfarenheterna av testet.
Steg 5 Utvärdera test
5.1 Analysera testets resultat och fyll i slutrapport.
- Fyll i Slutrapport (doc)
- Exempel: Slutrapport (pdf)
Tips: använd dig av stödmaterial.
- Stödmaterial 4.32 utvärdera test(ppt, PDF)
5.2 Utlämna slutrapport till berörda parter.
5.3 Ta ställning till implementering.
- Ställningstagande till implementering (pdf)
Kunskapsspridning
Steg 6 Sprid erfarenheter
Överlämna rapport till mottagare
OBS: tänk på att informationen ska vara avidentifierad.
Överlämna slutrapport till AllAgeHub
Sprid erfarenheterna internt och externt.
Överlämna slutrapport till AllAgeHub
- Behovsanalysmall
- Testplan inklusive risk- och konsekvensbedömning
- Slutrapport
